Tinkamas dokumentų archyvavimas yra būtinas kiekvienam individualiai dirbančiam asmeniui ar turinčiam savo verslą. Jei tą darysite netinkamai, rizikuosite pakenkti duomenų privatumui ar net užsitrauksite teisinę nemalonę, jei nesilaikysite Lietuvos dokumentų tvarkymo įstatymų.
Pradėsime nuo diskusijos, kodėl dokumentų archyvavimas yra toks svarbus ir su kokiais iššūkiais tenka susidurti. Taip pat išsiaiškinsime, kokie yra Jūsų archyvavimo poreikiai bei aptarsime, kaip archyvuoti dokumentus pasirinkus tinkamą archyvavimo būdą. Galiausiai papasakosime, kaip archyvuoti įmonės dokumentus.
Taigi, pradėkime.
Tinkamo dokumentų archyvavimo svarba
Tinkamai suarchyvuotų dokumentų privalumai
Priežastys, kodėl turėtume tinkamai archyvuoti dokumentus, yra tokios pat svarbios, kaip ir pačių dokumentų archyvavimas:
- Jūsų ir Jūsų klientų privatumo bei duomenų saugumo užtikrinimas;
- Optimizuojama darbo eiga, lengvesnė prieiga prie reikiamų dokumentų;
- Jei suskirstysite, kokie dokumentai reikalingi fiziški, ir kuriuos galima suskaitmeninti, ženkliai supaprastinsite dokumentų valdymą.
Trys dažni dokumentų archyvavimo iššūkiai
Jei dokumentus archyvuosite pirmą kartą, tikėtina, kad Jums teks susidurti su šiais trimis pagrindiniais iššūkiais:
- Tinkamas dokumentų saugojimas
Vienas didžiausių dokumentų archyvavimo iššūkių yra Jūsų ar Jūsų kliento privatumo ir duomenų apsauga. Jei dokumentai bus archyvuojami netinkamai, gali kilti pavojus, kad pašaliniai asmenys pasieks fizinę ar skaitmeninę konfidencialią informaciją.
- Vartotojui patogios archyvų sistemų kūrimas
Puikiai sutvarkyta archyvavimo sistema leidžia lengvai rasti reikalingus dokumentus. Naujam įmonės darbuotojui taip pat bus paprasčiau perprasti sistemą ir sėkmingai ja naudotis. Kuo didesnė archyvo apimtis, tuo sunkiau sukurti paprastą, bet veiksmingą archyvavimo sistemą.
- Saugyklos vietos valdymas
Norėdami efektyviai archyvuoti dokumentus, turėsite valdyti tiek fizines, tiek skaitmenines erdves. Fizinės erdvės aplinka turi būti stabili ir saugi, o skaitmeninėms erdvėms reikalinga techninė ir stabili bei saugi programinė įranga.
Archyvavimo poreikių įvertinimas
Dokumentų, kuriuos reikia archyvuoti, nustatymas
Pieš klausdami, kaip archyvuoti dokumentus, pirmiausia turite tiksliai nustatyti, kuriuos dokumentus reikia archyvuoti. Turėsite atlikti šiuos veiksmus:
- Išanalizuoti savo įmonės dokumentų saugojimo politiką;
- Skirti laiko bendradarbiauti su visomis suinteresuotosiomis šalimis ir nustatyti, kuriuos dokumentus jos laiko svarbiais kasdien, o kuriuos galima archyvuoti;
- Atsižvelgti į dokumentų amžių ir tinkamumą;
- Nepamiršti tam tikrų dokumentų saugojimo teisinių reikalavimų (vėliau aptarsime išsamiau).
Teisiniai reikalavimai verslo archyvams
Štai keletas dokumentų saugojimo taisyklių ir nuostatų, į kurias turėtumėte atsižvelgti:
- Lietuvos Respublikos civilinio kodekso 2.4 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kaip kiekviena įmonė turi saugoti dokumentus, kad jie liktų prieinami tam tikriems asmenims ir organizacijoms;
- Administracinių teisės pažeidimų įstatymo 18810 straipsnyje nustatytos baudos ir sankcijos, kai nesilaikoma teisinių dokumentų saugojimo reikalavimų;
- 2011 m. įsakymu Nr. V-100 patvirtintoje Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje nustatyta, kiek laiko reikia saugoti konkrečius dokumentus. Dokumentų, susijusių su viešojo administravimo sritimis, saugojimo terminas yra 10 metų. Dokumentus, susijusius su atlyginimų apskaita ar darbo santykiais, reikia saugoti 50 metų. Verslo dokumentai turi būti paruošti archyvuoti per vienerius metus nuo jų užbaigimo datos. Tai reiškia, kad 2024 m. dokumentai turi būti paruošti archyvavimui 2026 m.;
- Dokumentų ir archyvų įstatymo 2 straipsnyje nustatytos taisyklės, reglamentuojančios tokias patalpas kaip SPACE24, kurios siūlo paprastą ir saugų dokumentų saugojimą įmonėms ir privatiems asmenims.
Dokumentų paruošimas archyvavimui
Dokumentų rūšiavimas ir skirstymas į kategorijas
Išsiaiškinkime, kokie yra pirmieji žingsniai archyvuojant dokumentus:
- Nustatykite kategorijas, reikalingas archyvavimui, pavyzdžiui, asmens bylos, sutartys, klientų bylos ir finansinė dokumentacija;
- Pažymėkite kiekvieną dokumentą viena iš šių kategorijų. Naudokite lipdukus arba įveskite šią informaciją į skaitmeninio dokumento metaduomenis;
- Suskirstykite dokumentus į kategorijas pagal datą, kad galėtumėte stebėti dokumento gyvavimo ciklą ir žinotumėte, kada jis galės būti archyvuojamas.
Nereikalingų daiktų ir dokumentų pašalinimas
Kitame žingsnyje reikės pašalinti nereikalingus daiktus ir dokumentus. Jūsų dėmesio pareikalaus:
- Pasikartojantys dokumentai;
- Dokumentų, kurie buvo koreguoti, juodraščiai arba ankstesnės versijos;
- Fiziniai daiktai, tokie kaip tušti segtuvai ar sąvaržėlės;
- Rūgštinių medžiagų, pavyzdžiui, minkšto popieriaus arba nearchyvinio kartono pašalinimas.
Tinkamo archyvavimo būdo pasirinkimas
Fizinis ir skaitmeninis archyvavimas
Fizinis archyvavimas geriausiai tinka originaliems dokumentams apsaugoti teisiniais tikslais. Šios sistemos neriboja šiuolaikinės technologijos, bet taip saugomi dokumentai gali būti pažeidžiami dėl neigiamo aplinkos poveikio, pavyzdžiui, drėgmės. Fizinis dokumentų archyvavimas taip pat reikalauja daug vietos.
Skaitmeninis archyvavimas geriausiai tinka dokumentams, kuriuos reikia pasiekti greitai ir lengvai. Tai padeda sutaupyti daug vietos, bet skaitmeniniams dokumentams kyla kibernetinių atakų rizika, jei Jūsų skaitmeninės laikmenos yra kokiu nors būdu prijungtos prie tinklo.
Jei dvejojate, kaip archyvuoti dokumentus, geriausia rinktis hibridinį – fizinį ir skaitmeninį dokumentų saugojimo būdą.
Tinkamų fizinių archyvavimo dėžių ir medžiagų pasirinkimas
Tinkamos fizinės laikmenos atlieka svarbų vaidmenį archyvuojant dokumentus.
Kartoninės dokumentų dėžės
Rinkitės archyvinės kokybės, nerūgštines dėžes su sustiprintais kampais. Tai užtikrins saugų ir stabilų dokumentų saugojimą.
Dokumentų įmautės ir segtuvai
Naudokite Mylar arba poliesterio dokumentų įmautes ir segtuvus. Iš PVC pagamintos įmautės ir segtuvai gali išskirti rūgštines chemines medžiagas, kurios laikui bėgant sugadins archyvuojamus dokumentus.
Dokumentų spintelės
Ugniai atsparios metalinės spintelės yra saugiausias būdas saugoti archyvuojamus dokumentus. Dokumentų spintelės turi būti rakinamos, kad būtų išvengta neteisėtos prieigos.
Geriausia skaitmeninių dokumentų archyvavimo praktika
Dabar, kai jau aptarėme, kaip parengti dokumentus archyvavimui ir kaip archyvuoti juos teisingai, apžvelkime rekomenduojamas tinkamo skaitmeninio saugojimo gaires:
- Visuose skyriuose būtina laikytis nuoseklių dokumentų pavadinimo taisyklių;
- Į savo dokumentus įtraukite metaduomenų informaciją, pavyzdžiui, autorių ir sukūrimo datą;
- Reguliariai kurdami atsargines skaitmeninių dokumentų kopijas išvengsite galimo duomenų praradimo dėl, pavyzdžiui, kietojo disko gedimų;
- Skaitmeniniams dokumentams saugoti naudokite įprastus nepatentuotus failų formatus – PDF/A dokumentams, TIFF vaizdams ir TXT tik tekstiniams dokumentams.
SPACE24 gali padėti archyvuoti dokumentus
Šiame vadove aprašyta, kaip paruošti dokumentus archyvavimui ir kaip archyvuoti dokumentus, tačiau dar neaptarėme, kaip atlaisvinti vietos fiziniams dokumentams saugoti. Čia jums gali pagelbėti SPACE24 sandėliukų centras.
SPACE24 yra puiki priemonė saugiai ir nebrangiai archyvuoti jūsų verslo ar asmeninius dokumentus, kurie yra apsaugoti naujausiomis saugumo priemonėmis. Taip pat galėsite lengvai pasiekti savo dokumentus, kai tik jų prireiks.
Jei jums reikia atlaisvinti vietos namuose ar biure, SPACE24 sandėliukų nuoma jums taip pat padės! Taip pat siūlome nebrangią ir saugią saugyklą studentams.